IRM adalah
konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai
sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat
kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti
orang, keuangan, peralatan & manajemen. Informasi merupakan salah
satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya
sumber lain.
BERBAGAI PANDANGAN TENTANG IRM
Manajemen Sumber Daya Informasi Amerika ilmuwan Horton (FWHorton) danMarchand (DAMarchand), yang adalah pendiri teori IRM, para peneliti dan praktisiyang paling berwibawa. IRM risalah mereka tentang banyak hal utamanya adalah:
1.Sumber
Daya Informasi (InformationResources) dan manusia, material,keuangan
dan sumber daya alam sebagai sumber daya penting untuksemua bisnis, jadi
harus sumber daya lain seperti manajemen, sumber dayamanajemen
informasi. IRM adalah bagian penting dari manajemenperusahaan, manajemen perusahaan harus disertakan dalam anggaran.
2.IRM, termasuk manajemen data sumber daya dan manajemen informasipengolahan. Yang pertama menekankan kontrol data, yang berkaitandengan manajemen perusahaan dalam kondisi tertentu, bagaimana untukmendapatkan dan memproses informasi, dan menekankan pentingnyasumber daya informasi perusahaan.
3. IRM adalah fungsi manajemen baru perusahaan untuk menghasilkan fungsibaru ini dimotivasi oleh perkembangan informasi dan dokumentasi, danteratur pada semua tingkat manajemen untuk memperoleh informasi dan memproses informasi dengan cepat dan mudah kebutuhan mendesak.
4.
tujuan IRM adalah untuk meningkatkan kondisi dinamis dan
statisberhubungan dengan informasi internal dan eksternal kebutuhan
untukmeningkatkan efektivitas manajemen. mengejar IRM dari "3E" -
Efisien,Efektif dan ekonomis, yang efisien, efektif dan ekonomi; "3E" dekathubungan antara kendala bersama.
5. tahap pengembangan IRM's. 20 abad 90an, IRM dapat dibagi ke dalamperkembangan fisik kendali, manajemen teknologi otomatis, manajemensumber daya informasi dan pengetahuan manajemen dalam empat tahap.Setiap tahap perkembangan, dapat menjadi kekuatan pendorong, tujuanstrategis, teknologi dasar, manajemen, status organisasi dan faktor-faktorlainnya dibandingkan.
INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS
Kita
telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri
atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan
pesaing. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan
informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan
pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang
menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan
utama dari perusahaan adalah menghasilkan keuntungan dan memelihara
operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan produk dan pelayanan
(barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus
menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh
lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing.
Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan
tersebut.
Informasi
merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan
kompetitif. Dengan cara memfokuskan para pelanggan & membangun
sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan
dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan
pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
PERENCANAAN STARTEGIS UNTUK SUMBER INFORMASI
Jika
informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan
kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu
perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus
bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan
sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang
akan datang dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning
for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah
adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan
rencana untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus
digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan
survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah
hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan komputer dalam
bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR
ini. Kesadaran tersebut berkembang secara bertahap.
Gagasan
utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara
keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi
harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan Top
Down :
a) .BSP
IBM (Business System Planning)merupakan Pendekatan studi total, Setiap
manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian
sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
b) .CSF
(Critical Success Factor), merupakan Perencanaan sumber informasi
dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan
dan kegagalan
c) .Transformasi
susunan strategis, merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan
merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
MANAJEMEN DAN STRATEGI END USER COMPUTING
Bila
CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan
mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan
informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian
sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk
mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini
digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara
khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software
tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau
diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang
hanya mengunakan komputer. Selain itu juga ada yang mendisain dan
mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang
perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber
informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study pertama mengenai
end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren
S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200
end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:
a) .End-User
Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman
komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya
menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. User ini
berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang
lain untuk memberikan bantuan teknis.
b) .User
Tingkatan Perintah, yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware
tertulis yang telah tersedia, selain itu juga menggunakan 4GL untuk
mengakses database dan membuat laporan khusus.
c) .Progemmer
End-User, yaitu pemakaian (user) yang dapat menulis programnya
sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman
komputer yang lebih baik, biasanya menghasilkan informasi untuk
pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai
jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.
d) .Personel
Pendukung Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit
fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai
tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
e) .Personel
Pendukung Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang
ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam
pengembangan sistem.
f) .Programmer
DP, merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan
informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.
Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Kita
telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan
pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal
yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes
etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western
Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi
klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh
Rockart dan Flannery:
- User tingatan perintah
- Pemrograman end-user
- Personel pendukung fungsional
KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user
computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai.
Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa
muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini
memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem
organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk
selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih
mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada
komputer.
Kedua,
tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan
bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang
era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami
jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak
spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab
pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh
baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem
mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka
juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”