Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan,
karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara
lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem
informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang
yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan
partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal
membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para
manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem
dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat
yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam
keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai
keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat
yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan
dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun
dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan
pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi
umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional
perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan
dan output dari berbagai simulasi model matematika.
A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara
guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal,
perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan
atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu,
apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang
akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi
digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit.
Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada
beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain
bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin
rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya
dengan muncunya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu
manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya
masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima
data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan
penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain,
akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi.
Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer
atau kombinasi keduanya.
C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan
operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian
manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus
memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna
pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan
perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan
informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen.
Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing
atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.
D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN
Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan
menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum,
peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping
juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana
perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang
pesaingnya.
Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima dari sumber lain.
Sumber informasi intelijen :
1. Lembaga pemerintah.
2. Asosiasi perdagangan industri
3. Perusahaan riset pasar swasta
4. Media massa
5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam selera konsumen.
Unsur pokok dalam informasi intelijen :
1. Profil keperluan informasi dari manajer
2. Sistem penggalian informasi manajemen
3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
4. Sistem analisis data
5. Kajian khusus
6. Sistem pelaporan
7. Pedoman penghapusan data.
Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu
perusahaan atau lembaga. Sekarang ini tidak hanya perusahaan besar yang
memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga mempunyai.
E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data
dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh
satu atau lebih sistem yang lain.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari
SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan
berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat
transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial
atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah
paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer
mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki
disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan
karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui
data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh
departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang
memerlukan.
F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan
kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer
hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah
pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing
(DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang
mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer
sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan
baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus
diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep
ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat
manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat
manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung
kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan
informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi
kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan
produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak
jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile
transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis
yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan
buatan (artificial intelligence).
G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang
dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis
menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan
kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang
direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal
pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang
berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan
sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer
dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan
kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan
informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan
teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1. Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2. Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan
beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum
berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak
diharapkan atau adanya ancaman.
4. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain
dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.
I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.
= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada
manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :
1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan input.
Sumber :
http://oktadymalik.multiply.com/journal/item/43
Tidak ada komentar:
Posting Komentar