SISTEM ORGANISASIONAL ( SI.EKSEKUTIF, SI KEUANGAN )
Model Sistem Informasi keuangan
System ini mempunya pengaturan structural yang sama dengan system informasi pemasaran dan manufaktur.
SUBSISTEM INPUT
Ada tiga subsistem system yaitu :
Subsistem pemrosesan data
Subsistem audit internal
Subsistem intelegensi keuangan
Subsistem Pemrosesan Data, mengumpulkan data internal dan lingkungan.
Data lain diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan kedalam database
menggunakan terminal atau micros dalam jaringan yang ditempatkan di
seluruh perusahaan. subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data
lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain.
Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecah masalah yang
behubungan dengan segala aspek operasi perusahaan. data lingkungan
memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan
dan pemasok perusahaan.
Subsistem Audit Internal, sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan
subsistem teknik industry, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk
melakukan studi khusus mengenai perusahaan. Auditor internal adalah
pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan
perancangan dan evaluasi system informasi konseptual seluruh perusahaan.
dan biasanya memberikan laporan kepada CEO atau seluruh eksekutif
puncak yang lain.
Subsitem Intelegensi Keuangan, mengumpulkan data dari masyarkat keuangan
yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman,dan lain sebagainya.
Subsistem ini memonitor semua denyut nadi ekonomi nasional dan
memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisa keuangan
mengenai trend yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan.
SUBSISTEM OUTPUT
Sistem informasi keuangan mencakup tiga subsistem output yaitu
Subsistem peramalan,
Subsitem manajemen dana, dan
Subsitem pengontrolan.
Subistem Peramalan, memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka
waktu sampai sepuluh tahun atau lebih. Aktivitas tahun yang akan dating
terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal. Bila
jangka waktu tersebut diperpanjang, maka pengaruh lingkungan meningkat.
Subsistem Manajemen Dana, menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan
untuk menentukan arus uang masuk dan keluar perusahaan. manajer dapat
menstimulasi beberapa strategi yang dirancang untuk mencapai
keseimbangan yang terbaik mengenai arus masuk dan arus keluar selama
jangka waktu yang akan datang.
Subsistem Pengontrolan, subsistem ini terutama terdiri atas program yang
menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pengumpulan data,
guna untuk menghasikan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut
dipergunakan. Laporan tersebut biasanya membandingkan penampilan
keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Sementara bisnis menjadi lebih
kompetitif dan biaya operasi meningkat, maka dibutuhkan penampilan
anggaran yang baik. subsistem pengontrolan memungkinkan manager untuk
menelusuri pengontrolan aktifitas biaya.
SUBSISTEM PEMROSESAN DATA
Dasar Pemrosesan Data :
Sinonim dengan Accounting.
system pemrosesan data adalah sama dengan system accounting.
Tujuan pemrosesan data.
Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-to-date.
Aplikasi yang dibutuhkan.
Perusahaan tidak memutuskan apakan mengiplementasikan system pemrosesan
data atau tidak; system tersebut dikehendaki oleh elemen dalam
lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat, dan keuangan.
Tugas Pokok
Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok, yaitu pengumpulan data, pengubahan data, penyimpanan data, dan pembuatan dokumen.
Sifat Pemrosesan Data
Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relative
mengikuti prosedur standard, memberikan data yang lengkap, utamanya
mempunyai fokus historis dan memberikan informasi pemecahan masalah
minimal.
SISTEM AUDIT INTENAL
Perusahaan berbagai ukuran mengandalkan organisasi luar disebut auditor
eksternal untuk melakukan audit terhadap record accounting dengan
tujuan untuk memverifikasi keakuratannya.
Jenis Aktivitas Auditing
Auditing Keuangan. Auditing keuangan melakukan verifikasi terhadap
keakuratatan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang
dilakukan dengan auditor eksternal. Auditor internall juga melakukan
audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan auditor
eksternal.
Auditing Operasional. Audit operasional tidak dilakukan untuk
memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensyahkan)
efektivitas prosedur.
Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar.
1. MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Subsistem Input
Ada tiga subsistem input, yaitu:
1.Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan.
2.Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran
dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk
melakukan studi khusus mengeriai operasi perusahaan.
3.Subsistem inteligensi keuangan mengumpulkan data Mari masyarakat
keuangan, yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman, dan sebagainya.
Subsistem Output
Mencakup tiga subsistem output, yaitu:
1. Subsistem peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sampai sepuluh tahun atau lebih.
2. Subsistem manajemen dana menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan anus uang masuk dan keluar perusahaan.
3. subsistem pengontrolan mengontrol penggunaan dana.
SUBSISTEM PEMROSESAN DATA
DASAR PEMROSESAN DATA
Sistem pemrosesan data merupakan pondasi untuk membangun semua subsistem
CBIS yang berorientasi informasi (SIM, DSS, dan expert system).
1. Sinonim dengan Accounting.
2. Tujuan Pemrosesan Data.
3. Aplikasi yang Dibutuhkan.
4. Tugas Pokok
5. Sifat Pemrosesan Data.
6. Subsistem Pemrosesan Data
DATA ACCOUNTING
Data accounting memberikan record mengenai segala kepentingan moneter yang terjadi diperusahaan
SISTEM BIAYA
Sistem biaya, seperti arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan.
JENIS AKTIVITAS AUDITING
Ada empat jenis pokok dari aktivitas auditing internal, yaitu:
Auditing Keuangan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap
keakuratan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang
dilakukan oleh auditor eksternal.
Auditing Operasional. Audit operasional tidak dilakukan untuk
memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensyahkan)
efektivitas prosedur.
Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar.
Disain Sistem Pengontrolan Internal. Dalam auditing operasional dan
persetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada.
SUBSISTEM INTELIGENSI KEUANGAN
Karena fungsi keuangan mengontrol arus uang di seluruh perusahaan, maka dibutuhkan informasi untuk memperlancar arus ini.
INFORMASI PEMEGANG SAHAM
Semua korporasi, kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan
pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan.
Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan
pemegang sahamnya. Kebanyakan arus informasi dari perusahaan ke pemegang
saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang
saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk
menilai atau mempertimbangkan peluang investasi yang ditawarkan oleh
perusahaan tersebut.
Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham,
yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi
yang bentuknya sangat ringkas.
INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN
Aktivitas inteligensi perusahaan yang berkembang paling baik adalah
aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Manajer dan staf pada
fungsi keuangan menerapkan sistem ini jauh sebelum era komputer. Di sini
is tnengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan.
Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini.
1.Sebagian besar informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk
bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan
lingkungan.
2.Manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam
mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.
PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG
Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan.
METODE UNTUK MEMPEROLEH INTELIGENSI KEUANGAN
Perusahaan mengumpulkan inteligensi keuangan dengan tiga cara pokok, yaitu:
1. Komunikasi Informal. Sebagian besar inteligensi keuangan dikumpulkan
dengan cara komunikasi informal antara eksekutif perusahaan dengan
anggota masyarakat keuangan.
2. Publikasi Tertulis. Sebagian besar inteligensi keuangan dapat diperoleh dari surat kabar, laporan berkala, dan majalah.
3. Database Komputer. Pelayanan data online, seperti DIALOG dan BRS
memberikan database. yang berisi informasi, khususnya informasi yang
sesuai dengan inteligensi keuangan.
SUBSISTEM PERAMALAN
METODE PERAMALAN
Sebelum lcitd membahas cara melakukan peramalan, kita harus mengetahui bahwa:
Semua ramalan adalah proyeksi dari masa lalu
Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang
adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis
peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data
accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar
historis.
Semua ramalan terdiri atas keputusan semi terstruktur
Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat,
yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel
yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.
Tak ada teknik peramalan yang sempurna
Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediksi 100 persen.
METODE NON-KUANTITATIF
Pendekatan non-kuantitatif tidak melibatkan penghitungan data. Manajer
melakukan penalaran, seperti, “Kami menjual dua ribu unit pada tahun
lalu dan kami harus dapat meningkatkan penjualan tersebut. Maka, saya
pikir kami akan menjual dua ribu lima ratus pada tahun yang akan
datang.”
Metode non-kuantitatif dapat digunakan bersama dengan output dari sistem
kuantitatif. Sebagai contoh, pars eksekutif dapat membahas output dari
peramalan yang berdasarkan komputer dalam setting konsensus panel.
METODE KUANTITATIF
Bagian keputusan terstruktur dapat ditangani dengan metode kuantitatif
yang berjangkauan dari yang paling sederhana sampai yang sangat
kompleks. Salah satu teknik yang tetap populer selama dua puluh lima
tahun atau lebih adalah regresi. Ia melibatkan hubungan aktivitas yang
menjadi ramalan, seperti penjualan, dengan beberapa aktivitas lainnya,
seperti jumlah tenaga penjual.
MODEL EKONOMETRIK
Jenis model peramalan yang paling kompleks adalah model ekonometrik,
yang menggunakan sejumlah persamaan untuk memproses data ekonomi.
Istilah model ekonomi makro juga digunakan, karena model tersebut
mensimulasi seluruh aktivitas ekonomi nasional, bukannya hanya pada satu
perusahaan (model mikro). Perusahaan akan menggunakan proyeksi ekonomi
nasional, seperti yang dihasilkan oleh model ekonometrik, untuk
memproyeksikan aktivitasnya sendiri.
SUBSISTEM PENGONTROLAN
Setiap unit organisasional mempunyai anggarannya sendiri. Secara
bersama-sama, anggaran ini merupakan anggaran perusahaan. Manajer dalam
semua tingkatan dievaluasi bukan hanya mengenai sejauh mana mereka
memenuhi tujuan operasionalnya, namun juga sejauh mana mereka
menggunakan anggarannya tersebut.
PROSES PENGANGGARAN
Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu:
1. Pendekatan Top-Down. Bila dilakukan pendekatan top-down, eksekutif
perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya
dibebankan kepada tingkat di bawahnya.
2. Pendekatan Bottom-Up. Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses
penyusunan anggaran dimulai dan tingkat organisasional paling bawah dan
naik ke atas.
3. Pendekatan Partisipatif. Karena adanya kelemahan dari pendekatan
top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum dilakukan adalah
proses penyusunan anggaran partisipatif.Yaitu, orang yang akan menerima
dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini
adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai
tingkat melakukan negoisasi untuk menyusun anggaran agar semuanya
mendapatkan kepuasan.
LAPORAN ANGGARAN. Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti
departetnen atau divisi, terdiri atas jumlah untuk bap item pengeluaran
pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok, dan sebagainya). Item pengeluaran
ini biasanya dialokasikan per bulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai
dengan tingkat fluktuasi aktivitas.
RASIO PENAMPILAN
yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan
penampilan mereka dengan standart internal, dan juga dengan standart
industri dari perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara
keseluruhan.
Hanya ada beberapa rasio. Diantaranya, yang paling terkenal adalah:
1. Current Rasio, yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset
yang dapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh
unit perusahaan atau organ isasional .
2. Inventory Turnover, digunakan oleh manajer dan orang luar (seperti
analis keuangan, calon investor, dan pemegang saham) untuk memonitor
penampilan perusahaan. Rasio ini mewakili gambaran inti dari data
accounting dan memberikan cara yang sederhana untuk memahami data
tersebut.
MENEMPATKAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DALAM PERSPEKTIF
Manajer keuangan menggunakan sistem informasi keuangan untuk mengelola
arus uang. Manajer ini harus melihat ke masa depan dan mengidentifikasi
kebutuhan moneter perusahaan. Sumber pendanaan harus diidentifikasi,
dan hubungan dengan elemen lingkungan hams dibangun, sehingga arcs dana
ke perusahaan dapat terjadi seperti apa yang diharapkan. Manajer
keuangan menggunakan sistem informasi untuk menjaga tetap
berlangsungnya hubungan yang baik dengan masyarakat keuangan dan
mengolah lingkungan sedemikian rupa sehingga is menjadi aset
perusahaan, bukannya menjadi kendala.
Dana yang mengalir dalam perusahaan hams dikelola, sehingga is dapat
digunakan seefektif mungkin. Manajemen ini diberi pedoman oleh anggaran
operasi tahunan. Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data yang
menjelaskan transaksi keuangan, dan subsistem pengontrolan melaporkan
hasil transaksi tersebut kepada manajer di seluruh perusahaan. Informasi
feedback ini memungkinkan manajer untuk mengatur sistemnya agar dapat
mencapai tujuan keuangan.
Manajer keuangan juga menggunakan sistem informasi untuk
mengidentifikasi tempat yang paling baik untuk menginvestasikan dana
surplus. Seperti halnya akuisisi dana, aktivitas investasi melibatkan
masyarakat keuangan dan memerlukan antisipasi terhadap lingkungan
keuangan yang akan datang.
Sumber : Sistem Informasi Manajemen. E.S Margianti D. Suryadi H.S Penerbit Gunadarma